เอกสารล้น นำเข้าข้อมูลช้า บริการสะดุด ใช้งบสูง OCR คือทางลัดที่องค์กรกำลังมองหา

ทุกวันนี้ หลายองค์กรกำลังพยายามปรับปรุงการจัดการข้อมูลจากเอกสารกระดาษไปสู่รูปแบบดิจิทัลกันมากขึ้น แต่ก็ยังติดปัญหาในขั้นตอนการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ OCR หรือ Optical Character Recognition จึงเป็นเทคโนโลยีที่ไม่ควรมองข้ามในการนำมาแก้ปัญหานี้ให้กับองค์กรหรือธุรกิจ

การตรวจสอบเอกสารอัจฉริยะ OCR คืออะไร

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือเทคโนโลยีรู้จำอักขระด้วยแสง เป็นกระบวนการดึงข้อความจากรูปภาพหรือเอกสารที่ถูกสแกนให้กลายเป็นข้อความที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหา แก้ไข และนำไปใช้ต่อได้ทันที

ปัจจุบัน OCR กลายเป็นเทคโนโลยีที่หลายองค์กรนำมาใช้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และยกระดับการให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น

- การแปลงภาพถ่ายใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จให้กลายเป็นข้อมูลตัวเลขที่กรอกในระบบให้แบบอัตโนมัติ

- ป้อนข้อมูลจากภาพถ่ายหรือไฟล์เอกสารลงในระบบแบบอัตโนมัติ

- การอ่านฉลากสินค้าหรือรหัสบาร์โค้ด เพื่อเช็กสต็อก

- การตรวจสอบลายเซ็นและเอกสารทางกฎหมาย

- การอ่านตัวเลขจากมิเตอร์น้ำหรือไฟ

- การวิเคราะห์โพสต์บนโซเชียลมีเดียเพื่อตรวจสอบการพูดถึงแบรนด์ของคุณ

ความแม่นยำในการแปลงและแยกแยะตัวอักษรจากเอกสารแต่ละประเภทให้กลายเป็นข้อความในรูปแบบดิจิทัลของ OCR ทำให้เทคโนโลยีนี้เป็นอีกหนึ่งทางออกขององค์กรที่กำลังประสบปัญหาในการดำเนินการต่าง ๆ เหล่านี้

1. เอกสารเยอะ ข้อมูลกระจัดกระจาย กรอกลงระบบล่าช้า

หากองค์กรหรือธุรกิจต้องตรวจสอบและจัดการเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ เช่น เอกสารขออนุญาตก่อสร้าง เอกสารภาษีที่ดิน เอกสารภาษีป้าย ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ หรือข้อมูลเงินเดือนพนักงาน คงจะรู้กันดีว่าต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตรวจสอบและกรอกข้อมูลเหล่านี้ลงในระบบ ไม่เพียงสิ้นเปลืองเวลาและแรงงาน แต่ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดอีกด้วย

OCR สามารถช่วยลดภาระเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการแปลงข้อความจากเอกสารกระดาษหรือภาพถ่ายเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแบบอัตโนมัติ ทำให้ช่วยประหยัดเวลา ช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ที่สำคัญช่วยให้พนักงานใช้เวลาอย่างคุ้มค่าไปกับงานที่มีคุณค่ามากกว่า เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการให้บริการประชาชน

2. พื้นที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอกับข้อมูลปริมาณมหาศาล

หลายองค์กรมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เช่น เอกสารด้านบัญชี เอกสารด้านภาษี หรือเอกสารราชการบางประเภท จึงไม่สามารถทำลายได้ในทันที การเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบกระดาษจึงต้องใช้พื้นที่จำนวนมาก อีกทั้งต้องดูแลให้อยู่ในสภาพสมบูรณ์และปลอดภัย

OCR หรือเทคโนโลยีรู้จำอักขระจากภาพ จะช่วยแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ข้อความแบบดิจิทัลที่จัดเก็บได้ง่าย ค้นหาได้สะดวก และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ทำให้ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านคลังเอกสาร เพิ่มความปลอดภัย และข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบมากขึ้น

3. เรียกดูและค้นหาข้อมูลยาก

เอกสารที่ถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ นอกจากจะต้องใช้พื้นที่มากแล้ว ยังทำให้การค้นหาข้อมูลย้อนหลังเป็นเรื่องยุ่งยาก ต้องอาศัยเวลาในการค้นแฟ้มเอกสาร และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ หากเอกสารถูกจัดเก็บไม่เป็นระบบ

OCR ที่สามารถแปลงตัวอักษรจากภาพหรือเอกสารสแกนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จะช่วยเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น เช่น ค้นหาด้วยคำสำคัญ ค้นหาตามวันที่ ชื่อบุคคล หรือเลขเอกสาร โดยเมื่อนำระบบ OCR ไปเชื่อมต่อกับกลุ่มระบบการจัดการเอกสาร ก็จะทำให้พนักงานสามารถเรียกดูเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว และนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. งบประมาณจ้างบุคลากรลงข้อมูลสูง แต่ข้อมูลยังผิดพลาด

หลายองค์กรต้องใช้บุคลากรจำนวนมากในการเร่งป้อนข้อมูลจำนวนมหาศาลเข้าสู่ระบบให้ทันเวลา เพื่อไม่ให้กระทบกับงานในส่วนอื่น เช่น การอนุมัติ การบริหารงบประมาณ หรือการให้บริการประชาชน ซึ่งส่งผลให้ต้องใช้งบประมาณจำนวนมากในการจ้างบุคลากรหรือเพิ่มโอทีให้พนักงานภายในองค์กรในการกรอกข้อมูลลงในระบบ อีกทั้งยังเสี่ยงพบความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือคน จนกระทบไปยังกระบวนการทำงานอื่น เช่น พิมพ์ผิด อ่านคลาดเคลื่อน ข้ามช่อง เป็นต้น

OCR จะเข้ามามีบทบาทในฐานะผู้ช่วยกรอกข้อมูลอัตโนมัติ ที่สามารถดึงข้อความจากเอกสารเข้าสู่ระบบได้ทันที รวดเร็ว แม่นยำ และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากคนได้ ซึ่งช่วยให้องค์กรลดต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างชัดเจน

5. บริการล่าช้า ผู้ใช้บริการไม่พึงพอใจ

หนึ่งในสาเหตุของการให้บริการที่ล่าช้า ไม่ทันใจ และไม่เป็นระบบ อาจเกิดจากลูกค้าหรือประชาชนต้องกรอกข้อมูลด้วยตนเองจำนวนมาก เจ้าหน้าที่ใช้เวลานานในการกรอกข้อมูลเข้าระบบ หรือค้นหาข้อมูลจากเอกสารไม่ทัน ปัญหาเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้บริการเกิดความไม่ประทับใจ และอาจทำให้ไม่กลับมาใช้บริการอีก

ดังนั้น OCR จึงเข้ามาช่วยยกระดับประสบการณ์ของผู้ใช้บริการ โดยสามารถลดขั้นตอนที่ซับซ้อน และประมวลผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อให้กระบวนการในการให้บริการเร็วขึ้น แม่นยำขึ้น และลดภาระของพนักงานและผู้ใช้บริการ เช่น การสแกนบัตรประชาชนเพื่อดึงข้อมูลอัตโนมัติ การสแกนเอกสารประกอบการสมัครและยืนยันตัวตนอย่างรวดเร็ว รวมถึงการสแกนบาร์โค้ดสินค้าเพื่อตรวจเช็กข้อมูลในระบบทันที เป็นต้น

6. ข้อมูลเอกสารไม่ปลอดภัย เสี่ยงสูญหายและถูกทำลาย

องค์กรที่ยังใช้เอกสารกระดาษจำนวนมากต้องเผชิญความเสี่ยงในการเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยและอยู่ในสภาพสมบูรณ์ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงจากเพลิงไหม้ น้ำท่วม ปลวกแทะ หรือแม้กระทั่งการโจรกรรมข้อมูลที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายรุนแรง

OCR หรือเทคโนโลยีการรู้จำอักขระจากภาพ จะช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ข้อความดิจิทัลที่สามารถจัดเก็บข้อมูลสำคัญได้อย่างปลอดภัย เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย และพร้อมใช้งานทันที อีกทั้งยังสามารถบูรณาการร่วมกับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย เพื่อเสริมความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล เช่น การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร การสำรองและกู้คืนข้อมูลได้ในกรณีฉุกเฉิน เป็นต้น

บริการ OCR จาก เบดร็อค อนาไลติกส์

เบดร็อค อนาไลติกส์ พร้อมขจัดปัญหาให้กับองค์กรหรือธุรกิจในการเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ข้อมูลดิจิทัล และนำข้อมูลเข้าสู่ระบบแบบอัตโนมัติ ด้วยบริการแปลงข้อความจากรูปภาพเป็นข้อความดิจิทัล หรือ Optical Character Recognition (OCR) เครื่องมือยกระดับการจัดการเอกสารยุคดิจิทัลที่นำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาช่วยแปลงข้อความในเอกสารรูปภาพให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่พร้อมใช้งาน ช่วยเพิ่มความแม่นยำ รวดเร็ว และโปร่งใสให้กับกระบวนการต่าง ๆ เช่น การออกใบอนุญาตก่อสร้าง และการจัดเก็บภาษีป้ายหรือภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างของท้องถิ่น

หากองค์กรหรือธุรกิจของคุณกำลังเผชิญกับปัญหาที่เล่ามา อาจถึงเวลาที่ต้องให้ OCR เข้ามาช่วยไขทางออก พร้อมยกระดับธุรกิจไปอีกขั้น สนใจบริการเทคโนโลยี OCR จากเบดร็อค อนาไลติกส์ ที่ออกแบบให้ตอบโจทย์เฉพาะองค์กรของคุณ สามารถปรึกษาฟรีได้ที่อีเมล: contact@bedrockanalytics.ai หรือ LINE หรือ Facebook