6 เช็กลิสต์ส่งท้ายปี วัดผลความคุ้มค่าและประสิทธิผลของการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในองค์กร

หลังจากองค์กรนำระบบดิจิทัลมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาระยะหนึ่ง ปลายปีแบบนี้ก็มาถึงช่วงเวลาสำคัญในการประเมินผลลัพธ์ว่าการลงทุนด้านเทคโนโลยีที่ผ่านมานั้นคุ้มค่าจริงหรือไม่ ระบบที่ใช้อยู่ตอบโจทย์เป้าหมายขององค์กรและผู้ใช้งานมากแค่ไหน

เบดร็อค อนาไลติกส์ ชวนมาประเมินผลการใช้งานระบบดิจิทัลด้วย 6 ตัวชี้วัดที่จะช่วยวัดความคุ้มค่าและประสิทธิผลของการนำระบบมาใช้ในองค์กรได้อย่างชัดเจน

1. ตัวชี้วัดด้านความพึงพอใจของลูกค้า

ตัวชี้วัดสำคัญของการนำระบบดิจิทัลมาใช้ในองค์กร คือความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อสะท้อนว่าระบบนี้สามารถเพิ่มความสะดวก ความรวดเร็ว และประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการได้หรือไม่ อีกทั้งยังช่วยบอกแนวทางในการปรับปรุงหรือพัฒนาให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าด้วย

สำหรับตัวชี้วัดที่องค์กรจะนำมาใช้เป็นเกณฑ์ประเมินด้านความพึงพอใจของลูกค้ามีหลากหลายวิธี อย่างเช่น

- ทำแบบประเมินความพึงพอใจหลังการใช้งานระบบ

- การวัดคะแนนการแนะนำต่อ

- การวิเคราะห์จากความคิดเห็น ข้อร้องเรียน หรือข้อเสนอแนะ

2. ตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

อีกตัวชี้วัดความสำเร็จและความคุ้มค่าของการนำระบบดิจิทัลมาใช้ในองค์กร คือประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เพื่อสะท้อนให้เห็นว่าระบบนี้เป็นเครื่องมือเสริมศักยภาพให้คนให้ทำงานได้จริงหรือไม่ และยังมีช่องว่างใดที่ควรพัฒนาให้ระบบตอบโจทย์มากขึ้น

ซึ่งองค์กรสามารถเลือกใช้เกณฑ์ที่หลากหลายมาวิเคราะห์ผลร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น

- ระยะเวลาในการดำเนินงานลดลง เช่น จากเดิมใช้เวลา 3 วัน เหลือเพียง 1 วัน

- ปริมาณงานหรือผลผลิตเพิ่มขึ้นภายในเวลาที่เท่าเดิม

- อัตราความผิดพลาดลดลงอย่างเห็นได้ชัด

- แบบสอบถามระดับความพึงพอใจของพนักงานต่อระบบใหม่ เช่น ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน

3. ตัวชี้วัดด้านการเรียนรู้และการพัฒนาของผู้ใช้งานระบบ

ตัวชี้วัดด้านการเรียนรู้และการพัฒนาของผู้ใช้งานระบบ จะช่วยสะท้อนได้ว่าผู้ใช้งานเรียนรู้และปรับตัวกับระบบใหม่ได้ดีเพียงใด หากผลลัพธ์ต่ำกว่าที่คาดไว้ อาจบ่งชี้ได้ว่าผู้ใช้ยังไม่เข้าใจระบบดีพอ หรือระบบใช้งานยากเกินไป ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้สามารถนำไปปรับปรุงระบบ และเป็นแนวทางในการฝึกอบรมได้ตรงจุดมากขึ้น

สำหรับเกณฑ์ที่ใช้วัดผลด้านการเรียนรู้และการพัฒนาของผู้ใช้งานระบบ ก็อย่างเช่น

- ปริมาณหรือความถี่ในการใช้งานระบบ เช่น จำนวนผู้ใช้งานรายวันหรือรายเดือน

- เวลาเฉลี่ยที่ผู้ใช้งานใช้ระบบ

- อัตราการเข้าใช้งานซ้ำ

- แบบสอบถามวัดระดับความเข้าใจและความพึงพอใจในการใช้งานระบบ

4. ตัวชี้วัดด้านต้นทุนและผลทางการเงินขององค์กร

ตัวชี้วัดด้านต้นทุนและผลทางการเงินขององค์กร คือหนึ่งในตัวชี้วัดที่ช่วยสะท้อนถึงความคุ้มค่าของการนำระบบดิจิทัลมาใช้ ทั้งในมิติของการสร้างผลกำไรและการลดต้นทุน

สำหรับเกณฑ์ที่ใช้วัดผลด้านต้นทุนและผลทางการเงินขององค์กร ก็อย่างเช่น

- การคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุนทางดิจิทัล

- การเปรียบเทียบต้นทุนก่อนและหลังการใช้ระบบ

- รายได้จากบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ใช้ระบบดิจิทัล

- ค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐาน เช่น เซิร์ฟเวอร์ พลังงาน บุคลากร

5. ตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพของระบบดิจิทัล

ประสิทธิภาพของระบบดิจิทัล  อีกหนึ่งตัวชี้วัดสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้าม ซึ่งจะช่วยสะท้อนถึงภาพรวมของระบบดิจิทัลว่ามีเสถียรภาพและประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่ และต้องปรับปรุงอย่างไร เพื่อให้การดำเนินงานในอนาคตราบรื่นและปลอดภัย ซึ่งองค์กรสามารถเลือกใช้เกณฑ์ที่หลากหลายมาวิเคราะห์ผลร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น

- ความเร็วในการประมวลผลของระบบ

- อัตราความผิดพลาด

- ระยะเวลาที่ระบบสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

- ช่วงเวลาหยุดทำงานของระบบ

- เวลาในการบำรุงรักษาและอัปเดตระบบ

- ความปลอดภัยของข้อมูล

- ความสามารถในการรองรับผู้ใช้งานจำนวนมาก

6. ตัวชี้วัดด้านกระบวนการทางธุรกิจ

ตัวชี้วัดด้านกระบวนการทางธุรกิจ เป็นตัวสะท้อนถึงภาพรวมของระบบดิจิทัล ว่าส่งผลต่อเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรอย่างไร ทั้งในแง่ของส่วนแบ่งทางการตลาด การเติบโตขององค์กร ความคล่องตัวในการดำเนินงาน และประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการภายใน ที่สำคัญสามารถใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนปรับปรุงกลยุทธ์ทางธุรกิจในอนาคตได้อย่างมีทิศทาง สำหรับเกณฑ์ประเมินที่ใช้ในการชี้วัดด้านกระบวนการทางธุรกิจ ก็อย่างเช่น

- กระบวนการทำงานภายในองค์กรมีความรวดเร็ว เป็นระบบ และลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน

- ปริมาณงานที่สามารถดำเนินการได้ในระยะเวลาที่กำหนด 

- อัตราความผิดพลาดของงานที่ลดลงจากการใช้ระบบ

- ระบบจัดการข้อมูลที่แม่นยำขึ้น

- ต้นทุนการดำเนินงานและคุณภาพของผลผลิตทางธุรกิจดีขึ้น

6 เช็กลิสต์ตัวชี้วัดที่เบดร็อค อนาไลติกส์ แนะนำนี้ จะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินความคุ้มค่าและประสิทธิผลของการใช้ระบบดิจิทัลได้อย่างชัดเจน พร้อมต่อยอดสู่การปรับปรุงและพัฒนาเทคโนโลยีให้ตอบโจทย์ผู้ใช้งานและเป้าหมายขององค์กรได้ดียิ่งขึ้นในปีต่อไป