ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าคืออะไร ทำไมถึงช่วยท้องถิ่นดูแลการให้เช่าแผงค้าได้อย่างยุติธรรม

องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีการให้เช่าแผงค้า มักจะหมดเวลาและใช้ทรัพยากรบุคคลไปกับเอกสารและการจัดการบัญชีที่มีปริมาณมหาศาล การตั้งราคาที่ต้องมีความยุติธรรม การป้องกันไม่ให้เกิดข้อขัดแย้งระหว่างผู้เช่าและท้องถิ่น อีกทั้งต้องอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ให้แก่ผู้เช่า แต่รู้หรือไม่ ในปัจจุบันเทคโนโลยีสามารถช่วยสนับสนุนงานท้องถิ่นในส่วนนี้ได้

การหารายได้ขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น เพื่อมาดูแลและพัฒนาเมืองให้น่าอยู่อย่างยั่งยืนมากขึ้น ไม่ได้มาจากภาษีท้องถิ่นอย่างเดียวเท่านั้น แต่สามารถจัดหาประโยชน์ในทรัพย์สินโดยการให้เช่า อย่างการให้เช่าแผงลอย โดยท้องถิ่นสามารถนำที่ดินของเทศบาลออกให้เช่าเพื่อให้ประชาชนอยู่อาศัย และเช่าพื้นที่เพื่อทำการค้าขายได้โดยดำเนินการตามระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการจัดหาประโยชน์ในทรัพย์สินขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ. 2543 ซึ่งในการบริหารจัดการในการให้เช่ามักจะต้องใช้ความรอบคอบในการกำหนดค่าเช่า การคัดเลือกผู้เช่า การกำหนดระยะเวลาในการให้เช่า การทำสัญญา การบริหารจัดการเงิน การจัดการพื้นที่ การดูแลความปลอดภัย การรับเรื่องร้องเรียน และงานด้านเอกสารปริมาณมหาศาลและยุ่งยากซับซ้อน หลายท้องถิ่นจึงต้องใช้บุคลากรที่เชี่ยวชาญและระยะเวลานานจึงเกิดความล่าช้าในการบริการผู้ให้เช่า ที่สำคัญยังพบปัญหาในเรื่องของความโปร่งใสในการดำเนินงาน การนำเทคโนโลยีกลุ่มบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่ามาช่วยสนับสนุนงานในส่วนนี้ จึงสามารถแก้ปัญหาบริหารจัดการและเก็บค่าเช่าแผงค้าให้ท้องถิ่นได้หลากหลายมิติ

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าคืออะไร

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่า มักมีหลายชื่อเรียกตามแต่ผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น ระบบบริหารพื้นที่ปล่อยเช่า, ระบบบริหารจัดการตลาด, ระบบบริหารจัดการพื้นที่เช่า เป็นต้น เป็นระบบที่ใช้สำหรับบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าต่าง ๆ ทั้งโรงแรม, ห้องประชุม, สถานที่, หอพัก, พื้นที่จอดรถ, อสังหาริมทรัพย์ รวมถึงแผงเช่าในตลาด ซึ่งจะทำให้ผู้ให้เช่าสามารถบริหารจัดการข้อมูลการเช่าได้อย่างเป็นระบบ ทั้งในเรื่องการจัดการข้อมูลพื้นที่ ข้อมูลผู้เช่า การจัดเก็บการชำระเงินต่าง ๆ รวมถึงการสรุปภาพรวมพื้นที่ ลดความซ้ำซ้อนในขั้นตอนกระบวนการทำงาน ที่สำคัญช่วยเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าได้

ทำไมองค์กรปกครองส่วนควรใช้ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่า

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าไม่ได้เหมาะสำหรับนำมาบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าของเอกชนเท่านั้น แต่ยังเหมาะอย่างยิ่งในการนำมาประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการการให้เช่าแผงค้าขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีความซับซ้อนในเรื่องเอกสาร มีความยุ่งยากในเรื่องการบริหารจัดการพื้นที่ให้ปลอดภัยอย่างเป็นระบบ และต้องการความโปร่งใส เป็นธรรมในเรื่องการจัดเก็บค่าเช่าและการคัดเลือกผู้เช่าสูง

1. บริหารพื้นที่เช่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่ามักจะสามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวของตลาดได้แบบเรียลไทม์และแบบย้อนหลัง ทั้งภาพรวมของตลาด จำนวนพื้นที่ว่าง ข้อมูลผู้เช่า อัตราค่าเช่า รวมถึงเรื่องร้องเรียน จึงทำให้ผู้บริหารและกองงานที่รับผิดชอบสามารถมอนิเตอร์ความเคลื่อนไหวของตลาดได้แบบทันที ทำให้แก้ปัญหาที่พบได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์และวางแผนนโยบายได้อย่างถูกทิศทาง

2. ลดภาระงานด้านเอกสาร

ภาระงานด้านเอกสารในการจัดหาประโยชน์ในทรัพย์สินโดยการให้เช่าของท้องถิ่นมีจำนวนมหาศาล ต้องการความรอบคอบและรัดกุมสูง โดยเฉพาะสัญญาเช่า ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าเหล่านี้จะช่วยจัดระบบและรวมข้อมูลมาไว้ที่ศูนย์กลางบนดิจิทัลให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูและค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย โดยไม่ต้องไปค้นหาเป็นเอกสารกระดาษที่อาจหาไม่เจอหรือเสี่ยงผิดพลาด จึงช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานด้านเอกสารได้เป็นอย่างดี ที่สำคัญช่วยลดต้นทุนเกี่ยวกับเอกสารกระดาษทั้งหมดด้วย

3. ช่วยสนับสนุนงานด้านบัญชี

การทำบิลและสรุปรายการด้านบัญชีที่แม่นยำและโปร่งใส คืออีกเรื่องสำคัญในการบริหารจัดการการให้เช่าแผงค้าของท้องถิ่น ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าเหล่านี้จะมีตัวช่วยในการคำนวณ ทำบิล ออกใบเสร็จ หรือการออกใบแจ้งหนี้ พร้อมอัปเดตสถานะการจ่ายเงินได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่ และเพิ่มความสะดวกให้กับผู้เช่าด้วย

4. ผู้ค้าแจ้งคำร้องง่ายได้ทุกที่

การให้เช่าแผงค้าย่อมมีบุคคลมากมายมามีส่วนร่วม ต่างคนต่างมีความต้องการที่หลากหลาย เพื่อให้พื้นที่ให้เช่าเกิดความสงบเรียบร้อย ผู้เช่าประทับใจ การนำระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่ามาเป็นตัวกลางในการรับคำร้องน่าจะเป็นทางออกที่ดี เพราะระบบเหล่านี้จะทำให้ผู้เช่าสะดวกในการแจ้งเรื่องและติดตามสถานะได้ง่าย ที่ไหน เมื่อไรก็ได้ผ่านระบบออนไลน์ ขณะที่ระบบก็จะส่งเรื่องอัตโนมัติไปยังผู้ที่ต้องรับผิดชอบ พร้อมเรียงลำดับความสำคัญให้เสร็จสรรพ ทำให้ดูแลผู้เช่าได้ง่ายขึ้นและแก้ปัญหาได้ฉับไว

5. มีความปลอดภัยสูง

ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางบัญชี เป็นเรื่องที่ท้องถิ่นจะต้องเก็บเป็นความลับ ระบบบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลบนดิจิทัลที่มีความปลอดภัยสูง มักจะเก็บอยู่บนคลาวด์ที่มีพื้นที่จำนวนมาก อีกทั้งยังมีการออกแบบระบบให้สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ และรักษาความเป็นส่วนตัวตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เทคโนโลยีกลุ่มบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าคืออีกเครื่องมือที่จะช่วยสนับสนุนงานการให้เช่าแผงค้าขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นได้อย่างตอบโจทย์ หากท้องถิ่นใดที่กำลังเผชิญกับภาระงานและมองว่าการบริหารจัดการการให้เช่าแผงค้าไม่มีประสิทธิภาพมากพอ ลองศึกษาและเลือกบริการระบบบริหารพื้นที่ปล่อยเช่า ระบบบริหารจัดการตลาด หรือระบบบริหารจัดการพื้นที่เช่ามาประยุกต์ใช้ในท้องถิ่นกันดูนะครับ