เจาะลึกระบบการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) เทคโนโลยี AI เพื่อการตรวจสอบและจัดการงานเอกสารในยุคดิจิทัล

ในยุคแห่ง AI คงปฏิเสธไม่ได้ว่าปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) ได้กลายเป็นผู้ช่วยข้างกายองค์กรในการทำงานเอกสารที่ท้าทายและซับซ้อน ตั้งแต่การกรอกข้อมูล การดึงข้อมูล การแปลงข้อมูลให้พร้อมใช้งาน ไปจนถึงการตรวจสอบความถูกต้องและข้อกำหนด ซึ่งระบบหนึ่งที่สามารถนำมาใช้ในการประมวลผลเอกสารนั่นก็คือ การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (Intelligent Document Processing: IDP) วันนี้เบดร็อค อนาไลติกส์ จะพามารู้จักกับความหมาย วิธีการทำงาน เทคโนโลยีเบื้องหลัง และแนวทางในการใช้งานกันครับ

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะคืออะไร

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (Intelligent Document Processing: IDP) เป็นกระบวนการในการนำจุดเด่นเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาใช้ในการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การดึงข้อมูลจากเอกสาร กรอกข้อมูลที่ต้องการลงระบบ การจัดประเภท การแยกข้อมูล จนถึงการตรวจจับลักษณะและวิเคราะห์เอกสารตามการกำหนดค่า

เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะเป็นการนำเอาจุดเด่นของเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ ทั้งการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) และระบบหุ่นยนต์อัตโนมัติ (RPA) มาใช้ในการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ ซึ่งแต่ละเทคโนโลยีจะมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน

1. การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)

การรู้จำอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition: OCR) เป็นเทคโนโลยีการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สามารถอ่านได้ ซึ่งหน้าที่ของ OCR ในกระบวนการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะก็คือการแปลงเอกสารจากรูปแบบกระดาษ ไฟล์สแกนเอกสาร ไฟล์ PDF และภาพถ่ายให้กลายเป็นข้อความและสัญลักษณ์ที่ระบบจะสามารถอ่านและจัดการได้ 

2. การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP)

การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (Natural language processing: NLP) เป็นเทคโนโลยีช่วยวิเคราะห์ ตีความ และเข้าใจภาษามนุษย์ ซึ่งหน้าที่ของ NLP ในกระบวนการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะก็คือการทำความเข้าใจความหมายของข้อความที่ OCR ดึงออกมาให้ โดยระบบ NLP จะทำการเปรียบเทียบ ตรวจสอบ และวิเคราะห์ข้อมูลตามค่าที่ตั้งไว้

3. การเรียนรู้ของเครื่อง (ML)

การเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning: ML) เป็นการทำให้คอมพิวเตอร์สามารถเรียนรู้สิ่งต่าง ๆ และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้ด้วยตัวเองจากข้อมูลและสภาพแวดล้อมที่ได้รับ ซึ่งหน้าที่ของ ML ในกระบวนการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะก็คือการตรวจสอบข้อมูล การตรวจหาความผิดปกติของข้อมูล พร้อมพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยตนเอง

4. ระบบหุ่นยนต์อัตโนมัติ (RPA)

ระบบหุ่นยนต์อัตโนมัติ (Robotic Process Automation: RPA) เป็นการสร้างซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อัตโนมัติให้ทำงานแทนแบบอัตโนมัติในกระบวนการและขั้นตอนที่ซ้ำ ๆ ให้มีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และลดภาระงาน ซึ่งหน้าที่ของ RPA ในกระบวนการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะก็คือการลดกระบวนการประมวลเอกสารที่มนุษย์จะต้องทำซ้ำ เช่น การบันทึก การแยกข้อมูล การส่งต่อ เป็นต้น

การทำงานของระบบการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ

หลังจากทำความรู้จักกับเทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะกันแล้ว มาดูกันต่อว่ากระบวนการในการประมวลผลเอกสารของระบบมีขั้นตอนคร่าว ๆ อย่างไรบ้าง

1. การนำเข้าและจัดหมวดหมู่เอกสาร

ขั้นตอนแรกก็คือขั้นตอนในการรวบรวมและนำเข้าเอกสารเข้าสู่ระบบ หลังจากนั้นระบบจะทำการจัดประเภทเอกสารตามหมวดหมู่ เพื่อใช้ในการแยกข้อมูลเฉพาะและประมวลผล

2. การแยกและระบุข้อมูลเฉพาะ

เมื่อเอกสารได้รับการจัดให้ตรงกับหมวดหมู่แล้ว ระบบจะทำการแยกและระบุข้อมูลเฉพาะของเอกสาร เพื่ออ่านและทำความเข้าใจข้อมูลสำคัญของเอกสาร พร้อมตรวจสอบความถูกต้องข้อมูล โดยใช้เทคโนโลยี OCR และ NLP 

3. การประมวลผลข้อมูล

หลังจากนั้นระบบจะเริ่มทำการประมวลผลข้อมูล ด้วยการใช้เทคโนโลยี NLP ในการวิเคราะห์ การทำความเข้าใจความหมาย พร้อมเปรียบเทียบ ตรวจสอบ และวิเคราะห์ตามการกำหนดค่า เพื่อให้ได้รับการประมวลผลตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ 

4. ปรับปรุงและพัฒนา

ทุกครั้งที่มีการประมวลผลเอกสารจะถูกบันทึกเป็นฐานข้อมูลและสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ  เพื่อให้ ML เรียนรู้ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น และพัฒนาระบบให้มีความแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ด้วยตนเอง

5. การรายงานผล

โดยปกติแล้วระบบประมวลผลเอกสารอัจฉริยะมักจะมีการสรุปรายงานภาพรวมการทำงานของระบบ เพื่อให้ผู้ใช้นำไปปรับปรุงกระบวนการทำงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ระยะเวลาในการประมวลผล ผลลัพธ์ ความผิดพลาด หมวดหมู่ของเอกสาร เป็นต้น

ประโยชน์ของการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ

เข้าใจความหมายและการทำงานของการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะกันแล้ว แต่อาจยังมองภาพไม่ชัดว่าระบบนี้จะนำไปใช้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไร มาดูประโยชน์ของการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะกัน  

1. แปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะช่วยแปลงข้อมูลจากเอกสารรูปแบบต่าง ๆ เช่น กระดาษ ไฟล์ PDF รูปภาพ ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์และระบบจะสามารถอ่านและวิเคราะห์ได้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดเก็บ จัดการ และค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น  เร็วขึ้น อีกทั้งยังนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวกด้วย

2. ตรวจสอบและเปรียบเทียบเอกสารตามการกำหนดค่า

จุดเด่นสำคัญของการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะคือการที่ระบบสามารถตั้งค่าให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานที่หลากหลาย เช่น การเปรียบเทียบข้อมูลในใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อ การยืนยันตัวตนในเอกสารสำคัญ การตรวจสอบแบบแปลนก่อสร้าง การตรวจสอบผังเมือง การตรวจสอบการดัดแปลงอาคาร การตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมาย เป็นต้น

3. ลดงานที่ซ้ำซ้อนและใช้เวลา

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ มีเทคโนโลยีที่ช่วยทำงานซ้ำซ้อนและใช้เวลาแบบอัตโนมัติ เพื่อลดภาระงานให้กับผู้ใช้งาน เช่น การกรอกข้อมูล การจัดหมวดหมู่ การจัดการเอกสารจำนวนมาก การกดบันทึกข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล

4. ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะสามารถช่วยแปลงข้อมูล กรอกข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงานให้แก่ผู้ใช้งาน เพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error)

5. ประหยัดค่าใช้จ่าย

การใช้ระบบประมวลผลเอกสารอัจฉริยะช่วยลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจได้หลากหลายด้าน เช่น ลดการใช้กระดาษ ลดการจ้างบุคลากรกรอกข้อมูล ลดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากรผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง และลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจากการผิดพลาดของมนุษย์ เป็นต้น

แนวทางการใช้ระบบการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะในแต่ละอุตสาหกรรม

ปัจจุบันการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะถูกนำมาใช้ประโยชน์ในกลุ่มอุตสาหกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น

- การดูแลสุขภาพ: มีการนำมาใช้ในการจัดการบันทึกการรักษาพยาบาล ดึงข้อมูลจากบันทึกผู้ป่วย การจัดระเบียบเอกสารทางการแพทย์ และการตรวจสอบการเคลมประกัน เป็นต้น

- การเงิน: มีการนำมาใช้ในการจัดการค่าใช้จ่าย การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การดึงข้อมูลตัวเลขมาใช้งาน การประมวลผลข้อมูลสำหรับการชำระเงิน เป็นต้น

- กฎหมาย: มีการนำมาใช้ในการวิเคราะห์สัญญาทางกฎหมาย ตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมาย แยกข้อมูลจากเอกสารทางกฎหมาย เป็นต้น - โลจิสติกส์: มีการนำมาใช้ในการติดตามการจัดส่ง แยกหมวดหมู่ของเอกสาร ประมวลผลและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวกับการขนส่ง เป็นต้น

- ทรัพยากรบุคคล: มีการนำมาใช้ในการดึงข้อมูลสำคัญจากประวัติย่อของผู้สมัคร การจัดการเงินเดือน การจัดสรรวันลา การตรวจสอบคุณสมบัติตามที่กำหนด เป็นต้น

- การออกใบอนุญาต: มีการนำมาใช้ในการดึงข้อมูล แยกประเภทเอกสาร การตรวจสอบข้อกำหนด การตรวจสอบแบบแปลน การตรวจสอบผังเมือง การตรวจสอบการดัดแปลง เป็นต้น

คงจะเห็นกันแล้วว่า ระบบการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (Intelligent Document Processing: IDP) เป็นอีกแนวทางในการนำปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI มาเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กรในการกรอกข้อมูล การดึงข้อมูล การแปลงข้อมูล รวมถึงตรวจสอบความถูกต้องและข้อกำหนดของเอกสารได้อย่างแม่นยำ เพื่อยกระดับธุรกิจให้ก้าวสู่ยุค AI ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ