6 เทคนิคเลือกระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้คุ้มค่า ขจัดทุกความท้าทายเรื่องเอกสารให้ท้องถิ่น
Technology
ท้องถิ่นดิจิทัลหลายแห่งเริ่มนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-document) มาใช้ในการดำเนินการ การประสานงาน และเพิ่มความโปร่งใส แต่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ หากไม่มีการจัดระบบที่ดีก็จะทำให้เกิดปัญหาตามมา ไม่ว่าจะเป็น การค้นหาหรือบันทึกข้อมูลที่ใช้เวลานาน ไม่มีการอัปเดตข้อมูล พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ และขาดระบบจัดเก็บที่มีคุณภาพ จนทำให้บริการประชาชนล่าช้าและขาดประสิทธิภาพ
ปัญหาที่ยกตัวอย่างมาสามารถแก้ไขด้วยการเลือก “ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” มาใช้ในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น แต่จะเลือกอย่างไรให้คุ้มค่ากับงบประมาณที่ต้องจ่าย คุ้มเวลาที่จะต้องเรียนรู้ และคุ้มกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้พนักงาน เพื่อบริการประชาชนได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพมากขึ้น
1. ประหยัดต้นทุน
สิ่งแรกที่จะต้องดูในการเลือกใช้บริการระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็คือต้องดูว่าช่วยประหยัดต้นทุนได้เพียงใด อย่างที่ทราบกันดีว่าการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษ ตั้งแต่ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าซ่อมบำรุงเครื่องพิมพ์ และสถานที่จัดเก็บ เนื่องจากเอกสารในรูปแบบนี้จะถูกจัดเก็บแบบ Paperless หรือในรูปแบบดิจิทัลอยู่แล้ว แต่การนำระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีมาใช้จะช่วยประหยัดต้นทุนในการจัดส่งเอกสารได้ด้วย โดยควรเลือกระบบที่มีความสามารถในการส่งไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เสถียร ส่งได้รวดเร็ว และมีปลอดภัยสูง
ไม่เพียงเท่านั้นในปัจจุบันการบริการระบบเทคโนโลยีต่าง ๆ ยังมีบริการในรูปแบบของการเช่าบริการ โดยจะเป็นรูปแบบการบริการเทคโนโลยีบนคลาวด์ (Cloud) ซึ่งมีเครื่องมือ ชุดคำสั่ง โครงสร้าง หรือพื้นที่เก็บข้อมูลที่ง่ายและครบครัน จุดเด่นของการบริการแบบนี้คือประหยัดต้นทุน เพราะจะคิดค่าใช้จ่ายในลักษณะการเช่าตามระยะเวลา ไม่ได้เป็นแบบการซื้อขาดหรือจ้างพัฒนาแบบถาวรขึ้นมาใหม่โดยเฉพาะ ที่สำคัญรูปแบบระบบบริการแบบเช่าจะสามารถอัปเดตระบบได้ง่าย มีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลจัดการระบบให้ตลอดระยะเวลาการเช่าด้วย ดังนั้นการเลือกระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบเช่าก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งน่าจะตอบโจทย์ท้องถิ่นได้ดี
2. ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
อีกคุณสมบัติที่ดีของระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็คือการลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานให้กับพนักงาน เพื่อให้สามารถดำเนินงานและบริการประชาชนได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นหากท้องถิ่นกำลังเจอกับปัญหาในการค้นหาหรือบันทึกข้อมูลที่ต้องใช้เวลานาน ก็ต้องเลือกระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรูปแบบการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ มีการจัดเก็บเอกสารรวมศูนย์ไว้ในที่เดียวกัน แต่มีการจัดเก็บแยกย่อยแฟ้มตามลำดับ หมวดหมู่ หรือตามความสำคัญ รวมทั้งควรมีระบบการซิงค์ไฟล์ที่เกี่ยวข้องแบบอัตโนมัติ เพื่อลดโอกาสซ้ำซ้อนของเอกสาร ทำให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว ทั้งการค้นหาแบบพื้นฐาน ค้นหาขั้นสูง ค้นหาตามประเภทเอกสาร ค้นหาตามเงื่อนไขที่กําหนด เช่น วันเวลาสร้าง วันเวลาแก้ไข เป็นต้น
ไม่เพียงเท่านั้นระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีจะต้องสามารถเข้าถึงง่าย แบ่งปันหรือแชร์เอกสารไปส่วนงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก เพื่อลดความยุ่งยากและเวลาในการประสานงานกับคนที่เกี่ยวข้องที่ต้องทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะผู้บริหารท้องถิ่นที่มีภารกิจรัดตัวจะสามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อตรวจสอบ ดูสถานะ และเซ็นอนุมัติได้สะดวกขึ้นด้วย
3. มีฟังก์ชันการทํางานไม่ยุ่งยาก
ในเมื่อท้องถิ่นต้องการนำระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาช่วยให้ลดอุปสรรคในการทำงาน ระบบเหล่านี้จึงไม่ควรจะเป็นภาระให้เจ้าพนักงานหรือผู้ที่ต้องใช้งานระบบเกิดการเรียนรู้ที่มากจนเกินไป การเลือกระบบที่มีฟังก์ชันการทำงานไม่ซับซ้อน ไม่ยุ่งยาก มีเมนูและหน้าตาระบบที่ออกแบบมาให้เห็นก็เข้าใจได้ง่ายทันทีคือเรื่องสำคัญที่ห้ามพลาดในการเลือกใช้บริการ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจเลือกระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรจะศึกษาเมนูหน้าจอระบบและวิธีการใช้งานอย่างละเอียด พร้อมให้เจ้าพนักงานหรือผู้ที่ต้องใช้งานได้มีส่วนร่วมในการทดลองใช้และตัดสินใจด้วย
4. ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีจะต้องช่วยป้องกันและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์หรือการสื่อสารระหว่างกันที่ไม่ดีมากพอ ดังนั้นจึงควรเลือกใช้บริการระบบที่มีการรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้ที่ศูนย์กลาง มีการสำรองข้อมูล มีการเก็บประวัติการทำรายการ สามารถติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องเข้าถึงเอกสารได้พร้อมกันหรือมีการแจ้งเตือนเมื่อพบสิ่งผิดปกติ เพื่อให้สามารถกู้คืนเอกสารได้ง่าย เกิดความโปร่งใส และป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
5. มีระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
อีกหนึ่งคุณสมบัติของระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดี ที่จะช่วยให้เจ้าพนักงานทำงานง่ายขึ้น และไม่ต้องนำเวลาไปเฝ้ามอนิเตอร์คอยติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ว่าอยู่ในขั้นตอนใด ก็คือระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ควรมาพร้อมกับระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งการแจ้งเตือนสถานะ การแจ้งเตือนการอัปเดตข้อมูล การแจ้งเตือนการเข้าถึง การแจ้งเตือนการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ ทราบเรื่องราว เพื่อลดการประสานงาน ลดภาระในการติดตาม และเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการทำงาน
6. มีความปลอดภัย
อีกเทคนิคที่ห้ามลืมใส่ใจในการเลือกบริการระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็คือเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล โดยควรเลือกบริการที่มีการออกแบบระบบป้องกันความปลอดภัยต่อการโจรกรรมทางไซเบอร์ ป้องกันการทุจริต รวมถึงป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร อย่างเช่น มีการจัดเก็บการทำรายการแบบละเอียด มีระบบการติดตามสถานะ มีฟังก์ชันการจำกัดสิทธิ์และเข้ารหัสในการเข้าถึงเอกสาร มีฟังก์ชันในการรักษาเอกสารต้นฉบับ มีการจัดเก็บและเข้ารหัสอยู่บนคลาวด์ เพื่อป้องกันการสูญหายและการทำลายโดยไม่ได้รับอนุญาต เป็นต้น
ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้การใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในท้องถิ่นมีคุณภาพและใช้ประโยชน์ได้จริงมากขึ้น หากใครกำลังเลือกใช้บริการระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันอยู่ อย่าลืมนำเทคนิคเบื้องต้นที่ Bedrock แนะนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจเลือกบริการกันนะครับ